מסמכי עסק (חשבונית, קבלה וכד')

במהלך העבודה השוטפת של העסק אתה נדרש להוציא מסמכי חשבונות מסוגים שונים. לכל המסמכים יש לפחות שלושה העתקים, כאשר המקור נמסר ללקוח, וההעתק האחרון הוא בלתי- תליש ונשאר בפנקס. שאר ההעתקים יכולים לשמש למעקב פנימי לפי צורכי העסק. בכל המסמכים יש לרשום את שם הלקוח ומענו, אלא אם המען ידוע לנישום ונמצא ברישומים אחרים שלו. כל המסמכים חייבים להיות ממוספרים מראש כדי שיהיה אפשר לעקוב אחריהם. הרישום בהם צריך להיות בעט לא מחיק. תיקון טעויות יעשה בעזרת מתיחת קו אחד על המלה השגויה, כך שיהיה אפשר לקרוא את המלה הנכונה וגם את השגויה. להלן המסמכים המרכזיים, וההנחיות להוצאתם:

  • הזמנה – מסמך המשמש לרישום הזמנה מלקוח. הוא יכול להיות פנקס "שוברי הזמנה" או לחילופין "ספר הזמנות" כרוך וממוספר מראש. רישום זה מעיד על עסקה צפויה, והוא צריך להתבצע מייד עם קבלת ההזמנה. לאחר ביצוע ההזמנה, יש לרשום על גבי ההעתק שלה (הנשמר בפנקס) את מספר חשבונית-המס שיצאה ללקוח לבקרה פנימית. שלטונות המס מייחסים לרישום בשובר ההזמנה חשיבות מיוחדת משום שהוא המסמך הראשון המתחיל את שרשרת המסמכים המעידים על קיום עסקה עוד בטרם התממשה. מכאן גם החשיבות לאזכור מספר ההזמנה על גבי חשבונית-המס המסיימת שרשרת זו. "תעודת תיקון" של מכשירים חשמליים יכולה לשמש כהזמנת עבודה בתנאי שמופיעים בה כל הפרטים הנדרשים בשובר "הזמנה".
  • תעודת משלוח – תעודה המצורפת לסחורה הנשלחת ללקוח. שימושית בעסקים השולחים סחורה ממקום למקום, ואינה מקובלת בעסקים הנותנים שירות בלבד. על גבי תעודת המשלוח יש לפרט את הסחורה שנשלחה ואת שעת המשלוח. עסקים רבים נוהגים להחתים את הלקוח על העתק תעודת המשלוח כהוכחה למסירת הסחורה. תעודת המשלוח היא הבסיס להוצאת "חשבונית-מס" בסוף החודש (יש לפרט בה את מספרי כל תעודות המשלוח שעליהן היא מתבססת).
  • חשבונית-מס – מסמך המעיד על ביצוע עסקה כלכלית, ונרשם בסיומה (לעיתים אפשר להוציאו מספר ימים לאחר תום ביצוע העסקה). על פיו תירשם ההכנסה בהנהלת החשבונות. חשבונית-המס היא המסמך החשוב ביותר במערכת ספרי החשבונות משום שעל פיו ימדדו בסופו של דבר ההכנסות של העסק. על גבי חשבונית-המס יש לרשום את מספר ההזמנה שיצאה (אם הייתה חובה להוציאה) או את מספר תעודת המשלוח (אם היה הכרח להוציאה). חשבונית-המס היא המסמך שעל פיו יחושב המע"מ לתשלום – בין אם מדובר בחשבוניות-מס שהוצאת בגין הכנסותיך (לפיהן יחושב "מס עסקאות") ובין אם חשבוניות-מס שקיבלת מספקים שלך (ובגינן מחושב "מס התשומות").
  • חשבון עסקה או "חשבונית עסקה" – מסמך זהה במהותו לחשבונית-מס, כלומר הוא מעיד על ביצוע עסקה כלכלית ומהווה מעין "דרישת תשלום". בניגוד ל"חשבונית-מס", הוא אינו מחייב לצורך מע"מ. עסקים המדווחים לפי "בסיס מזומן" (ראה פרק 17) רשאים לתת ללקוח בשלב השלמת העסקה הכלכלית את "חשבון העסקה", ורק בעת פירעון התמורה מהלקוח הם חייבים לתת לו "חשבונית-מס". בדרך זו הם דוחים את תשלום המע"מ לחודש שבו קיבלו את התמורה בפועל.
  • קבלה – מסמך המעיד על קבלת תמורה כספית בגין פעולה כלכלית (בין שנעשתה בעבר והוצאה בגינה חשבונית ובין שטרם נעשתה ומדובר במקדמה לעסקה). הקבלה יכולה לצאת בעקבות קבלת מקדמה מלקוח, גביית חוב מלקוח, קבלת המחאה ל"ביטחון בלבד", קבלת שיק חדש במקום שיק ישן שהוחזר ללקוח, או בעקבות קבלת הלוואה מבעל החברה (על "הלוואת בעלים") ועוד. הוראות החוק קובעות כי את הקבלה יש להוציא מייד עם קבלת התמורה. אי-רישום תקבול במועד מהווה עילה לפסילת ספרי החשבונות של העסק, דבר הגורר בעקבותיו סנקציות כספיות שונות. מאות פסקי-דין דנו במקרים שבהם התקבל כסף בעסק, והקבלה בגינו לא הוצאה מייד. בתי-המשפט קיבלו את עמדת הנישומים רק במקרים קיצוניים.
  • קופה רושמת – במרבית העסקים בישראל מותקנת קופה רושמת. בקופה נרשמים התקבולים של העסק, והיא משמשת כתחליף הן למסמך ה"קבלה" והן ל"חשבונית-המס" כאשר סכום העסקה אינו עולה על סך 2,650 ש"ח (אצל קמעונאים שאינם עוסקים במכירת תכשיטים ומתכות יקרות). מעל לסכום זה יש חובה להוציא גם חשבונית-מס (למעט בעסק קמעונאי- אם בתלוש הקופה הרושמת מופיע פירוט הפריטים שנמכרו וכמותם, הוא יכול להחליף את חשבונית-המס ללא הגבלת סכום). הוראות הפעלת הקופה מורכבות, ועל בעל העסק ללמוד כיצד מוכרים פריטים ממחלקות שונות, כיצד מבטלים עסקה לאחר שנרשמה ומה עושים כשטועים בהקלדת סכום העסקה. אציין שהחוק קובע כי יש לרשום בקופה כל פריט בנפרד, אך עסקים רבים שוגים ורושמים את כל הקנייה בסכום אחד (הם מסכמים במכונת החישוב את סכום כל הפריטים שנמכרו, ובקופה רושמים רק את הסיכום).
  • ספר המחאות – במקביל לקופה רושמת חובה להחזיק "ספר המחאות" שבו יירשמו המחאות שהתקבלו מהלקוחות, לרבות מועד הפקדתן בבנק (או מסירתן לספקים). עם הפקדת השיק או מסירתו לספק, יש לרשום זאת בספר המחאות (רלוונטי רק בשיטה ה"חד צידית").
  • ספירת מלאי – כל עסק הקונה, מוכר או מייצר מלאי סחורות, חייב להכין בסוף כל שנה רשימת מלאי המפרטת את הכמות של כל פריט ואת מחירו (כולל סיכום כללי).

השארת תגובה