ניהול ספרי חשבונות – ביקורת ניהול ספרים

פקידי השומה נוהגים לבצע ביקורת על ניהול הספרים באופן שוטף. קורה כי בשנה אחת מגיעות כמה חוליות בדיקה, ולעיתים קיים מרווח של כמה שנים בין ביקורת אחת לאחרת. חוליית בדיקה כוללת לפחות שני מבקרים. בביקורת מעין זו מתבקש בעל העסק או מי שנמצא בעסק באותה עת להציג בפני המבקרים את ספרי החשבונות, לרבות פנקסי החשבוניות, הקבלות, ספרי הקופה ואת הקופה הרושמת. בתחילת כל שנה יבקשו המבקרים לבדוק גם את רשימת המלאי של העסק (הנתונים הכמותיים אמורים להיות רשומים בה במלואם, אך את הערך הכספי אפשר להשלים מאוחר יותר).

המבקרים רשאים לבדוק את התקבולים הנמצאים בקופת העסק ולהשוותם לסיכום החלקי שבסרט הקופה. אם יש הפרשים, יצטרך בעל העסק להסבירם (נהוג להשאיר בקופה סכום קטן במזומן למתן עודף, ויש להשאיר בקופה פתק המסביר את חוסר התאמה בין הספירה "בעין" של הכסף שבקופה לבין הסיכום של סרט הקופה). בעבר בדקו המבקרים גם בכיסיו של בעל העסק, אך בית-המשפט קבע כי פעולה זו אסורה.

 

ממצאים "שגרתיים" בביקורת ניהול ספרים הם:

  • אי-רישום תקבול – מציאת סכום כסף בקרבת הקופה שלא נרשם בה, או חוסר התאמה בין יתרת הכסף בקופה ליתרה בסרט הקופה.
  • ספר או פנקס שלא נוהלו כהלכה – למשל ספר הזמנות שלא נוהל כראוי ואין התאמה בינו לבין הרישומים בחשבוניות-המס, או טעויות ברישומים בחשבוניות- המס, הקבלות וכד'.
  • אי-ניהול של ספר או פנקס – אי-ניהול של ספר הזמנות, פנקסי חשבוניות או קבלות.

 

כאשר מתגלה חוסר התאמה בין הוראות החוק לממצאי הביקורת, על בעל העסק לתת מייד הסברים לאי-ההתאמה. למשל, אם התברר כי לא נוהל ספר הזמנות, או אם יש חוסר התאמה בין יתרת הכסף בקופה הרושמת לסיכום בסרט הקופה, או אם התגלה סכום כסף על הקופה שטרם נרשם בה, יש לתת לכך הסבר. להסבר ראשוני זה יש חשיבות רבה מאחר שהוא ייחשב בהמשך כהסבר ה"אותנטי" ביותר. אם בהמשך הדיונים אצל פקיד השומה או בבית-המשפט הנישום ישנה גרסאות, הגרסאות האחרונות לא תחשבנה אמינות.

השארת תגובה