ניהול ספרי חשבונות – תקינות ספרי חשבונות

כבעל העסק חובה עליך לדאוג לתקינותם של ספרי הנהלת החשבונות ולרישום תקין של "הפעולות הראשוניות", כלומר רישום המכירה וקבלת התמורה מהלקוחות. לדוגמא, עליך לוודא כי הסכום הנמצא בקופה הרושמת חייב להתאים לסכום המכירות שהתבצע עד לאותו הרגע (בנוסף לסכום  שהונח בקופה לפני תחילת יום העסקים). טענות כגון "העובד שלי טעה ורשם סכום לא נכון", או "עוד לא הספקתי לרשום את התקבול שהונח על הקופה הרושמת עקב לחץ קונים בחנות" אינן מתקבלות בבית-המשפט. מאות פסקי-דין עסקו בטענות מהסוג הנ"ל וכמעט בכולם פסק בית- המשפט כנגד הנישום. הכלל שנקבע הוא "בעל העסק חייב להיות ערוך לכל מצב, להכשיר את עובדיו בהפעלה מדויקת של הקופה הרושמת, בנהלי רישום ההכנסות ולבדוק מדי פעם האם הכסף שבקופה מתאים לסה"כ שנרשם עד לאותו רגע".

ספרי החשבונות צריכים להיות תקינים גם ב"רישום המשני", כלומר הרישום ב"ספר תקבולים ותשלומים" או בהנהלת החשבונות ה"כפולה". הרישום צריך להתבסס על מסמכים תקינים הכוללים: חשבוניות-מס, קבלות, שיקים, מסמכי בנק וכד'. אין לרשום הוצאה ללא מסמך המעיד עליה. בהנהלת חשבונות "כפולה" יש לדאוג להתאמה בין הרישומים בספרי החשבונות של העסק לבין הרישומים אצל הספקים, הלקוחות והבנק (מה שמכונה "התאמת כרטיסים") באופן שוטף.

השארת תגובה